1. Rekisterinpitäjä

Fonecta Oy
Y-tunnus 1755007-6
PL 6 00521 Helsinki
Käyntiosoite: Firdonkatu 2 T 151 00520 Helsinki

Tietosuojavastaava
Jari Puhakka
Fonecta Oy
Firdonkatu 2 T 151 00520 Helsinki
tietosuoja@fonecta.com

Hakemusta, työnhakua ja omia tietoja koskevat tiedustelut ja pyynnöt tulee osoittaa ensisijaisesti rekisteristä vastaavalle työnantajalle eli rekisterinpitäjälle.

2. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja peruste

Henkilötietoja käsitellään Fonectan rekrytointiprosessien yhteydessä ja sen suorittamiseksi. Henkilötietojen käsittelyn perusteita ovat rekisterinpitäjän oikeutettu etu sekä rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattaminen. Rekisterinpitäjän oikeutettu etu perustuu tarpeeseen ja pyrkimykseen toteuttaa rekrytointiprosessi mahdollisimman tehokkaasti ja laadukkaasti.

3. Henkilötietojen vastaanottajat ja käsittelijät

Henkilötietoja käsittelevät Fonectan rekrytointiprosessiin osallistuvat henkilöstöhallinnon työntekijät sekä rekrytoivat esihenkilöt. Lisäksi tietoja saattavat käsitellä henkilötietojen käsittelijänä toimivat tahot, jotka tarjoavat IT-palveluita, joiden yhteydessä tässä selosteessa kuvattuja henkilötietoja käsitellään osana kyseisten palveluiden tuottamista.

4. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Henkilötietoja ei siirretä Euroopan unionin taikka Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

Tietojen siirtoa voi kuitenkin tapahtua EU:n tai ETA:n ulkopuolella esimerkiksi siinä tapauksessa, jossa rekisterinpitäjän rekrytointiin osallistuva henkilö sijaitsee EU:n tai ETA:n ulkopuolella. Tässäkin tapauksessa käsiteltävien tietojen tietoturva on varmistettu käyttämällä salattuja tietoliikenneyhteyksiä.

5. Rekisterin tietosisältö ja tietolähteet

Rekrytointiprosessissa käsiteltävät henkilötiedot kerätään henkilöltä itseltään taikka tämän suostumuksella muista lähteistä.

Rekrytointiprossin yhteydessä kerättäviä työnhakijaa koskevia henkilötietoja ovat:

• Nimi- ja yhteystiedot kuten nimi, osoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero (tunnistamista ja viestintää varten)

• Kelpoisuuden ja soveltuvuuden arviointiin käytettävät tiedot (esim. työkokemus- ja koulutustausta, kielitaidot ja muu osaaminen)

• Liitetiedostot (esim. CV, hakemus, työnäyte, kuva)

• Rekrytointiprosessin aikana muodostuvat tiedot kuten sähköpostiviestit, tekstiviestit ja tallennettavat tiedostot

• Työnantajan tekemät luokittelut ja muistiinpanot

6. Tietojen säilytys

Rekisterinpitäjä vastaa, että palveluun tallennettua tietoa käsitellään hyvien tietoturvakäytäntöjen ja rekisterinpitäjän antamien ohjeiden mukaisesti.

Henkilötietoaja säilytetään kuusi kuukautta hetkestä, jolloin työnhakija on jättänyt työhakemuksensa.

7. Tietojen suojaus ja tietoturvatoimenpiteet

Fonecta huolehtii palveluidensa tietoturvasta käyttäen menettelytapoja, jotka ovat tarkoituksenmukaisessa suhteessa uhkien vakavuuteen ja tekniseen kehitystasoon sekä kustannuksiin. Tietosuojasta ja tietoturvasta huolehtivat siihen erikseen nimetyt henkilöt. Sisäisiä tietosuojaa ja tietoturvaa koskevia Fonectan ohjeistuksia toteutetaan muun muassa ennakoivan riskienhallinnan keinoin, huomioimalla tietosuoja- ja tietoturva tuotteiden ja palveluiden suunnittelussa sekä kouluttamalla henkilöstöä. Lisäksi Fonecta työskentelee jatkuvasti sisäänrakennetun tietosuojan ja oletusarvoisen tietosuojan toteuttamiseksi liiketoiminnassaan.

8. Rekisteröidyn oikeudet

Pääsy tietoihin: Rekisteröidyllä on oikeus saada rekisterinpitäjältä tieto, käsitelläänkö hänen tietojaan. Jos tietoja käsitellään, rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa rekisteriin tallennetut tietonsa. Tarkastaminen tapahtuu kirjautumalla palvelun hallintaliittymään. Mikäli tietojen tarkastaminen hallintaliittymän kautta ei ole mahdollista, voi rekisteröity osoittaa kirjallisen tarkastuspyynnön rekisterinpitäjälle.

Oikeus tietojen oikaisemiseen: Rekisteröidyllä on oikeus vaatia rekisteröityä koskevien virheellisten tai puutteellisten henkilötietojen korjaamista. Tietojen oikaiseminen tapahtuu palvelun hallintaliittymässä. Mikäli tietojen oikaiseminen hallintaliittymän kautta ei ole mahdollista, voi rekisteröity osoittaa kirjallisen oikaisupyynnön rekisterinpitäjälle.

Oikeus tietojen poistamiseen: Rekisteröidyllä on oikeus vaatia rekisteriin tallennettujen tietojensa poistamista, ellei tietojen säilyttämiselle ole perustetta (esim. lakiin perustuva valitusaika valintapäätöksestä). Tietojen poistaminen tapahtuu palvelun hallintaliittymässä. Mikäli tiedon poistamista ei ole mahdollista tehdä hallintaliittymän kautta, voi rekisteröity osoittaa rekisterinpitäjälle kirjallisen vaatimuksen tietojen poistamisesta.

Oikeus rajoittaa käsittelyä: Rekisteröidyllä on oikeus vaatia, että rekisterinpitäjä rajoittaa rekisteröidyn henkilötietojen käsittelyä, mikäli tähän on perusteet. Pyyntö henkilötietojen käsittelyn rajoittamisesta on osoitettava kirjallisesti rekisterinpitäjälle.

Oikeus vastustaa tietojen käsittelyä: Rekisteröidyllä on oikeus vastustaa rekisteröityä koskevien henkilötietojen käsittelyä, mikäli tähän on perusteet. Pyyntö henkilötietojen käsittelyn vastustamisesta on osoitettava kirjallisesti rekisterinpitäjälle.

Oikeus peruuttaa suostumus tietojen käsittelyyn: Jos henkilötietojen käsittely perustuu suostumukseen, rekisteröidyllä on oikeus milloin tahansa peruuttaa suostumuksensa. Suostumuksen peruminen tapahtuu kirjallisella pyynnöllä rekisterinpitäjälle.

Oikeus saattaa asia valvontaviranomaisen käsiteltäväksi: Rekisteröidyllä on oikeus saattaa henkilötietojen käsittelyä koskeva asia tietosuojavaltuutetun toimiston käsiteltäväksi.